Weihnachtsfeier-Planung? Zauberer buchen!

Ganz im Ernst: Eine gelungene Weihnachtsfeier zu planen – ob privat oder fürs Unternehmen – ist keine ganz so einfache Sache. Es gibt unheimlich viel zu bedenken: Wen lade ich ein? Wo und wann wird gefeiert? Welches Rahmenprogramm wäre schön? Und viele, viele andere Fragen. Daher biete ich Euch hier eine Checkliste an, die Ihr bei der Planung Eurer Weihnachtsfeier abhaken könnt.

Ein halbes Jahr vorher

Termin festlegen
Den Termin für Eure Feier solltet Ihr als Erstes klären. Schließlich sollen möglichst alle Eingeladenen kommen können. Tipp: Je näher ein Termin an Weihnachten liegt, desto voller die Terminkalender – auch bei den Locations.
Uhrzeit und Datum
Vor allem bei der betrieblichen Weihnachtsfeier wissen alle gerne ungefähr, wann sie wieder bei der Familie sind. Und um pünktlich zu sein, braucht man logischerweise eine verbindliche Anfangszeit.
Aufgaben verteilen
Besonders die umfangreiche Weihnachts-Feier ist planerisch und organisatorisch anspruchsvoll. Wollt Ihr das etwa alles alleine machen? Sucht Euch Mitmacher und verteilt klare Zuständigkeiten.
Budget festlegen
Damit einem die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, muss erstmal ein finanzieller Rahmen her. So hat man eine Richtschnur, an der man seine Ideen und Vorhaben ausrichten kann.
Gästezahl bestimmen
Wer soll kommen? Dürfen Partner mitgebracht werden? An der Anzahl der Gäste lassen sich ganz viele spätere Punkte wie Raumgröße, Essen und Programm festmachen.
Ideen sammeln
Wie wäre es mit einem Brainstorming mit allen Helfern oder sogar der ganzen Mannschaft oder Abteilung, damit sich hinterher alle wohlfühlen und amüsieren? Chefs nicht vergessen!
Location finden
Wenn Datum und Gästezahl feststehen, könnt Ihr Eure Location finden und verbindlich buchen. Alle Gäste sollten gut hinkommen und Ihr solltet einen eigenen Raum für Euch haben. Und braucht Ihr evtl. Technik?
Angebote fürs Drumherum
Damit Ihr budgetgerecht planen und organisieren könnt, braucht Ihr zuerst einmal Angebote für alles, was Ihr nicht selbst macht: Musik, Catering, Rahmenprogramm. Für Letzteres könnt Ihr gerne mich als Zauberer buchen.

Drei Monate vorher

Einladung
Einladungskarten könnt Ihr entweder selbst gestalten oder Euch beim Entwurf helfen lassen. Auf jeden Fall solltet Ihr auch hierzu Angebot für Grafikdesign und Druck einholen.
Aufträge erteilen
Jetzt solltet Ihr Eure Optionen und Angebote bei Lieferanten festzurren und verbindlich beauftragen. Nicht vergessen: Zauberer buchen 🙂
Details klären
Sicherheitshalber solltet Ihr jetzt noch einmal mit allen Beauftragten im Detail durchgehen, was genau Ihr Euch wünscht: Menü oder Buffet? Bestuhlung und Dekoration? Programm des Mentalmagiers?
Technik festzurren
Für jedes bisschen Technik solltet Ihr einen Verantwortlichen haben, der genau im Thema ist: Musikanlage, Beamer, Mikrofone, Bühne, Tanzfläche, Künstlergarderobe etc. pp.
Geschenke besorgen
Gerade bei Firmenfeiern zu Weihnachten werden Mitarbeitergeschenke oft vorher festgelegt. Aber sie müssen auch besorgt werden!

Vier Wochen vorher

Einladung versenden
Eine Save-the-Date-Info vorab ist nie verkehrt, aber spätestens jetzt solltet Ihr formell einladen: Location, Wegbeschreibung, Kleiderordnung, Programm, Deadline für Rückmeldungen.
Ansprachen vorbereiten
Bei geschäftlichen Weihnachts-Events halten Inhaber, Geschäftsführer und/oder Abteilungsleiter gerne mal eine Rede. Ist die schon geschrieben? Nicht vergessen.
Sitzordnung klären
Damit sich jede(r) wohlfühlt, ist eine Sitzordnung und ein Plan zur Tischaufstellung sinnvoll. Entweder sitzen Leute beieinander, die sich gut kennen, oder es wird bewusst durcheinandergemischt.

Tipp: Damit später alle den schönen Abend gebührend Revue passieren lassen und sich ein zweites und auch drittes Mal darüber freuen können, könnt Ihr rechtzeitig einen Fotografen beauftragen bzw. engagieren und die Bilder online zur Verfügung stellen.

Eine Woche vorher

Tischkarten
Anhand Eurer ständig aktualisierten Gästeliste solltet Ihr jetzt Eure Tischkarten anfertigen (lassen).
Netz & doppelter Boden
Checkt alles nochmal: Habt Ihr Zusagen von allen Beteiligten? Wie wär’s mit einer Generalprobe vor Ort? Und eine Hosentaschen-Telefonliste mit den wichtigsten Leuten empfiehlt sich auch.

Auf und nach der Weihnachtsfeier

Technik
Aufbau und Check der Veranstaltungstechnik
Künstler & Fotograf
empfangen, evtl. instruieren & versorgen
Gäste
einlassen, empfangen, ggf. Garderobeninfo
Abwicklung
Rechnungen bezahlen, ggf. an Künstlersozialkasse denken
Dankeschön
an Helfer, Künstler Dienstleister
Feedback
Mitarbeiter befragen, Fotos veröffentlichen, Social Media

Mit dieser Checkliste wird Eure Weihnachtsfeier bestimmt ein voller Erfolg. Aber auf keinen Fall vergessen: Zauberer buchen – Goran beauftragen. Ich trinke auch niemandem den Glühwein weg. Versprochen.